ที่ Pronto Tools อาจจะเป็นที่ที่หนึ่งที่พูดได้ว่าเราจะไม่สร้าง gap ระหว่าง junior หรือ senior มากนัก ทำไมน่ะเหรอ ? หนึ่งในเหตุผลนั้นคือไม่ว่าคุณจะ..

เป็นเด็กจบใหม่ไฟแรง

เป็นเด็กมหาลัย มาเพื่อฝึกงาน

หรือเป็น senior ประสบการณ์โชกโชน

คุณก็สามารถเป็น leader ได้

หนึ่งในกิจกรรมที่เกิดขึ้นใน Pronto Tools คือการเป็น leader ทุกเดือนเราจะมีการเลือกคนในทีม 1–2 เพื่อมาเป็น leader

และถ้าถามว่า leader คืออะไร Leader คือคนที่เราเลือกเขาว่าเขาจะนำทีมเราไปทิศทางเดียวกัน และทิศทางที่ดีขึ้น

แล้วทิศทางที่ดีขึ้นด้วยวิธียังไงล่ะ ?

คำตอบคือในทุกเดือนลีดเดอร์ของเราจะสร้างสิ่งที่เรียกว่า ‘Policy’ ขึ้นมา

Policy นั้นคือกฏที่ทุกคนจะต้องยอมรับและทำตาม อย่างเช่น ถ้าลีดเดอร์บอกว่าทุกวันพุธเราจะใส่ชุดสีชมพูกัน ดังนั้นทุกคนในทีมก็จะต้องทำตาม

แต่ๆๆ อย่าเพิ่งเข้าใจผิด นั่นคือตัวอย่าง ในความจริงแล้วการคิด policy นั้นมีจุดประสงค์หลายอย่างๆ เช่น ทำให้ทีมสนิทกันมากขึ้น มีกิจกรรมร่วมกันมากขึ้น หรือทำให้ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น

โดยที่ใน 1 เดือนจะบอกว่าจะทำ policy ไหนในอาทิตย์ไหนบ้าง หรือจะทำทั้งเดือนก็ได้ แล้วแต่เราจะออกแบบเลย

แล้ว policy ควรเป็นอะไรได้บ้างล่ะ ?

คำว่าทิศทางที่ดีขึ้นมันอาจจะดู abstract เกินไป งั้นจะลองแบ่งจากสิ่งที่ leader ของเราเคยทำไว้ดีกว่า

จากการสังเกตของตัวเราเองที่อยู่ในทีมมาได้ปีกว่า เรารู้สึกได้ว่าในทุกๆเดือนที่ลีดเดอร์จะออก policy ใหม่ๆมาให้ทำ ส่วนใหญ่แต่ละ policy จะแบ่งเป็นประเภทออกมาใหญ่ๆได้ 3 อย่าง

1. Productivity 
2. Team Building 
3. Team Building + Productivity

งั้นเรามาเริ่มกันที่ Productivity กันเลย

ในการที่เราจะสร้างประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้นนั้น สิ่งที่เริ่มต้นง่ายที่สุด ก็คือการเริ่มที่ตัวเอง

ดังนั้นลีดเดอร์จะลองทำวิถีทางที่สร้างนิสัยการ manage ตัวเองให้แก่คนในทีม จะลองยก policy บางข้อที่น่าสนใจมาให้ดูกัน

Productivity

1) Most Important Tasks (MITs)

เพราะว่าในแต่ละวันเราต้อง accomplish งานบางอย่างในเวลาที่จำกัดแค่ 24 ชม. ดังนั้นเราจะต้องบอกให้ได้ว่าวันนี้เราต้องสิ่งที่สำคัญที่สุดให้สำเร็จ

โดยแต่ละวันเราจะเขียน list สิ่งที่เราตั้งเป้าไว้ว่าเราจะต้องทำมันให้เสร็จ ประมาณ 1–3 ข้อไม่เกินนี้ เขียนลงโพสอิทและแปะบนบอร์ด และในท้ายวันก็จะมาเช็คว่าได้ทำข้อไหนไปบ้าง ถ้า accomplish ทั้งหมดก็จะเลื่อนมา Complete หรือถ้าไม่สำเร็จแค่ข้อใดข้อหนึ่งก็จะแปลว่า incomplete ทันที

ผลคือ ทุกคน follow up ทำ MITs กันทุกวัน และ feedback ดีมากๆ นั่นคือ

– บางคนได้เรียนรู้ว่าในวันนั้นจะต้อง focus เรื่องอะไร 
– ต้องเลือกทำสิ่งที่สำคัญๆมาเป็น task จริงๆ 
– ทำให้ manage ตัวเองในแต่ละวันง่ายขึ้น

2) Track การทำงานด้วย Toggl.com

Toggl คือแอพพลิเคชั่นหนึ่งเราเลือกใช้การ track ว่าวันหนึ่งเราเสียเวลาไปกับอะไร เช่น เราทำงานกี่ชั่วโมง, break กี่ชั่วโมง, หรือประชุมไปนานเท่าไร

เอาง่ายๆว่าไม่ว่าจะทำอะไร เช่นทำงานอยู่เราก็กดบันทึก แล้วถ้าทำงานไปเรื่อยๆแล้วอยาก break ก็ต้องบันทึกว่า break ทันที

ผลคือ: สิ่งที่เราหลายคนตกใจกันมากคือ เวลาประชุมเยอะกว่าเวลาเขียนโค้ดซะอีก ! อีกเรื่องที่เราก็ตกใจพอกันคือ หลายคนที่ประสบปัญหาชอบรู้สึกว่าทำไมวันนี้ผ่านไปไวจัง ยังไม่ทันได้ทำอะไรเลย พอเรา track เวลาพวกนี้ปุ๊บ เห็นกราฟปั๊บ เราก็รู้เลยว่า เออ จริงๆแล้วเราก็ทำอะไรไปเยอะเหมือนกันนะ

หรือในทางตรงข้าม เราก็อาจจะรู้ว่าวันนี้เราอาจจะเล่นเยอะเกินไปก็ได้ 😛

3) Don’t break the chain

เราเชื่อว่าหลายคนอยากสร้าง habit สักอย่างให้กับตัวเอง

Don’t Break The Chain คือการที่สร้างนิสัยหนึ่งขึ้นมาด้วยการทำอะไรบางอย่างซ้ำๆ ทำสิ่งนี้ทุกๆวันแล้วสร้างมันให้ชิน สร้างให้เป็นนิสัยจนเป็นโซ่นิสัยที่ยาวๆ

คุณจะต้องตั้งเป้าว่าคุณจะต้องการจะทำอะไร และทำมันทุกวัน

ยกตัวอย่างคนในทีมเรา เช่น..

• นั่งสมาธิ 10 นาทีทุกวัน
• เขียนโพสความรู้เกี่ยวกับ python ลงเพจ #เขียนงูให้วัวกลัว
• งดกินเหล้า
• live Facebook เพื่อ coach ทุกวัน

ถ้าคุณเริ่มต้นโซ่แล้ว หากหลุดทำวันไหนไป โซ่นั้นจะขาด

ลีดเดอร์เราเลยตั้งกติกาว่า ถ้าใครที่สามารถทำให้โซ่ไม่ขาดเลยตลอด 15 วัน จะได้รับรางวัล

สิ่งที่น่าเซอร์ไพรซ์มากๆคือทั้งหมดที่ยกตัวอย่างมานั้นทำได้ครบทั้ง 15 วัน และได้รับรางวัลด้วยการกินชาบู!

4) บันทึกทุกความรู้ที่ #learntoday

เรามีห้อง slack ห้องหนึ่งชื่อว่า #learntoday, โดยที่หากใครคนหนึ่งได้เรียนรู้เรื่องอะไรมาก็นำมาแชร์ลงในห้องนี้

ผลคือ:

ห้อง learntoday เป็นห้องที่เอาไว้ share knowledge โดยแท้จริง และข้อดีของมันคือมันไม่รบกวนเวลาใครเลย เราจะเข้าไปอ่านเมื่อไรก็ได้ ไม่ต้องนัดประชุมให้เสียเวลา

แต่ละคนได้รับความรู้จากอีกคน และรับรู้ว่า “เห้ย มันก็มีวิธีนี้เหมือนกันนี่นา”

สิ่งที่พิเศษสำหรับ policy ข้อนี้คือ ข้อนี้ถือเป็นข้อแรกๆที่เกิดขึ้นเมื่อนานมาแล้วและทุกคนในทีมเลือกที่จะใช้ห้อง #learntoday นี้ต่อไปทุกๆเดือน

---

จบเรื่องการพัฒนาตัวเองไปแล้ว คราวนี้เมื่อเราพัฒนาตัวเองได้แล้ว เราก็จะเริ่มพัฒนาไปทางทีมด้วย ไม่ว่าสร้าง ปฏิสัมพันธ์ภายในทีม, สร้างทีมให้สนิทกันมากขึ้น, สร้าง soft skill ที่เกิดขึ้นมากกว่า hard skill ที่พูดมาเมื่อกี้นี้

Team Building

1) ทำ Personality Type กัน !

ในโลกนี้มีแบบทดสอบ personality มากมายให้วัด ของเราที่ได้ทำกัน คือ Myers Briggs และ DISC

ลีดเดอร์จะให้ลูกทีมแต่ละคนไปทำแบบทดสอบมาก่อน และเก็บคำตอบไว้ในใจ แล้วค่อยมาเฉลยกันภายหลัง

ในวันที่เฉลยนั้นก็จะให้แต่ละคนเดาว่า คนอื่นนั้นได้ type ไหนไป อย่างเช่น เดาว่า manager เราเป็น ENFP แน่ๆ

ผลคือ สิ่งที่ตลกมากๆสำหรับตัวเราเองคือ ไม่เคยคิดว่าการทำ personality type แล้วมันทำให้ทุกคนในทีมสนุกขนาดนี้ ทุกคนรู้จักตัวเองมากขึ้น โดยเฉพาะเราเองคือเพิ่งรู้ว่าเป็น extrovert จริงๆ

ประโยคหนึ่งที่ PO ของเราพูดมาทำให้เราเข้าใจ คือ

“Introverts tend to recharge by spending time alone. They lose energy from being around people for long periods of time, particularly large crowds.

Extroverts, on the other hand, gain energy from other people.’’

อีกทั้งยังรู้จักทีมมากขึ้นว่าจริงๆแล้วเขาน่าจะเป็นคนแบบนี้ๆนะ ทำให้เราได้เข้าใจและรู้สึกตระหนักถึงเรื่อง diversity ขึ้นมาทันที

2) 5 facts other people might not know about ourselves.

Policy ข้อนี้บันเทิงมากๆ คือการให้ทุกคนไปจดมาว่าเรื่องไหนเกี่ยวกับตัวเราบ้างที่คิดว่าคนในทีมไม่รู้มา 5 ข้อ และแอบส่งลับๆให้แก่ลีดเดอร์

แล้วลีดเดอร์จะให้คนในทีมทายว่าแต่ละข้อที่พูดไปเป็นใคร !

ผลคือ ตลกมากกกกกกกกกกกก สนุกมาก

ตอนทายทุกคนจะมีคำถามขึ้นมาว่า “ใครวะ” และที่ตลกมากคือตอนเฉลย มีทายผิด มีหักมุม คิดว่าคนนี้ต้องใช่แน่ๆแต่จริงๆแล้วเป็นอีกคน 55555

3) Box of Appreciation

ใช้แรงบันดาลใจมาจาก Circle of Appreciation โดยที่ทุกคนจะล้อมเป็นวงกลมและให้เราพูดถึง/ชื่นชม คนข้างๆ เป็นการสร้างกำลังใจและพลังบวกขึ้นมา

แต่ต่างตรงที่เราคิดว่ามันจะค่อนข้างใช่เวลามากเกินไป เราจึงให้ทุกคนเขียนเป็นจดหมายถึงคนนั้นแทน โดยที่เราจะได้รับคนที่ถูกเราเขียนหาโดยการสุ่ม เสมือนยืนข้างๆจริงๆ

ความพีคคือเราทำกัน 2 ครั้ง ครั้งแรกเป็นจดหมายธรรมดา แต่ครั้งที่สองคือการเขียนกลอน !

ผลคือ : เกินความคาดหวังตรงที่หลายคนมีความสามารถพิเศษ แต่งกลอนได้ลื่นไหล เจ้าบทเจ้ากลอนกว่าที่คิด !

ไม่รู้ว่าเจ้าตัวจะได้รับกำลังใจนี้หรือไม่ แต่เราบันเทิงมาก

https://www.facebook.com/1593015820/posts/10211815099124920/

5) Lunch Together

ข้อนี้เป็น Policy ที่เรียบง่าย ไม่มีการเซอร์ไพรซ์ให้ต๊กกะใจ นั่นคือการกินข้าวด้วยกันกลางวัน !

เราก็จะมีกินข้าวด้วยกันหลายแบบ มีแบบเล็กคือนำข้าวมาเองแล้วนั่งล้อมวงกินด้วยกัน บางครั้งก็จะมีการ share knowledge ไปพร้อมๆกันด้วย (ไว้จะอธิบายอีกที)

หรือบางครั้งเราก็จะเปิดคลิปยูทูปดูพร้อมกัน ดูรายการเบาสมองอย่าง channel ช่อง เสือร้องไห้ หรือรายการ นอนบ้านเพื่อน, ลิปตาโอเกะ

ผลคือ: ข้อนี้เรียกได้ว่าพีคและทุกคนให้ความสำคัญพอๆกับ #learntoday เพราะทุกคนชอบมากและยังทำต่อไปเรื่อยๆ การได้ใช้เวลาร่วมกันแค่ดูรายการตลกๆ มีเรื่องให้คุยกันมากขึ้น ทำให้รู้สึกสนิทกับคนในทีมมากขึ้นไปอีก

6) Punishment

อันนี้ไม่ใช่ policy นะ แต่เป็นบทลงโทษในบาง policy

เรามีรูปแบบการลงโทษหลายอย่างมาก

เช่น ถ้าใครมาสายเกิน 10 โมง (เวลา standup meeting) จะต้อง squat ตามนาทีที่สาย

ในตัวอย่างคลิปด้านล่างคือมาสายเหมือนกัน แต่บทลงโทษคือให้เต้นจ้า

https://www.facebook.com/prontotools/videos/836614393174417/

7) Aerobic

เราก็มีออกกำลังกายร่วมกันด้วย

---

จบไปแล้วกับ team building ทีนี่เราก็มี policy ที่ mix ทั้ง 2 แบบไปด้วยกัน !

Team building + Productivity

1) Pronto tools book club

อันนี้เราได้รับแรงบันดาลใจจากทีมอื่นภายในบริษัทของเรา ทุกคนในทีมร่วมอ่านหนังสือร่วมกัน โดยแต่ละคนจะได้รับมอบหมายรับผิดชอบไปบทต่อบท พอถึงเวลาครบ 1 อาทิตย์เราก็มาเล่าให้ในทีมฟังกัน

ผลคือ: สิ่งที่ตัวเราเองชอบมากของ policy นี้คือหนังสือเล่มเดียวกันแต่เราสามารถเล่าเรื่องออกมาให้อยู่ในสไตล์และความคิดของเรา การออกมาเล่าให้ฟังมันไม่ใช่แค่การได้รับ content ความรู้จากหนังสือ แต่มันทำให้เราเห็น context และมุมมองของคนอื่นที่ถูกกลั่นออกมาด้วย

เสมือนเรารู้จักตัวตนของคนอื่นผ่านวิธีการเล่าของเขา

2) Daily standup < 15 mins

เคยประสบปัญหา standup meeting น่าเบื่อและเยิ่นเย้อไหม? หรือยืน stand up meeting นานเกินไปจนเมื่อยแล้วเมื่อยอีก ?

ปัญหานี้(อาจจะ)หมดไปถ้าเราลองจับเวลา ให้เวลา stand up ของเราอยู่ใน timebox ภายใน 15 นาที หรือบางเดือนเราก็มี policy ว่าให้โควต้า 30 วินาทีต่อคน

ผลคือ: น้อยกว่า 15 นาที ? ทำได้จริงๆเหรอ

คำตอบคือ ได้ค่ะ

มันฟังดูเหมือนตลก แต่ความจริงแล้วพอเราจับเวลาจริงๆ เราก็จะเตรียมตัวว่าสิ่งที่เราจะพูดคืออะไรบ้าง เพราะมีเวลากระชั้นชิดมากๆ ทำให้การประชุมมัน save ทั้งเวลาเราและเวลาคนอื่น สิ่งที่เกิดตามมาคือการพูดเล่น พูดนอกเรื่องก็น้อยลงด้วย

3) Knowledge sharing in lunch together

อย่างที่เคยเล่าไปแล้วว่าเรามีกินข้าวกลางวันร่วมกัน ในบางวันเราก็มี share knowledge ไปพร้อมๆกับกินข้าวไปพลางๆด้วย

การจะมีคนมาแชร์นี่ก็จะมาจาก 2 แบบ ไม่สมัครใจเองก็โดนบังคับมา ( punishment)

ผลคือ: ตัวเราเองพอโดนบทลงโทษว่าต้องมาแชร์อะไรสักอย่าง ก็กลับไปคิดใหญ่เลยว่าจะมาแชร์อะไรดี เรากังวลไปหมดเลย คือในใจลึกๆก็อยากแชร์นะ แต่ชอบบอกตัวเองว่าไม่พร้อมๆๆ เพราะมันออกจาก comfort zone ของเราเยอะ พอมีบทลงโทษมันเลยบังคับว่า เออ โอกาสมันมาแล้วต้องลองแล้วล่ะ

วันนั้นออกมาแชร์เรื่องการทำ wordcloud และทำ sentimental analysis จากเพลงของ Ed Sheeran ทั้ง 2 เรื่องนี้เป็นเรื่องที่เราอยากทำมานานแล้ว แต่ติดว่าขี้เกียจ พอโดนบังคับให้ไปพูดเลยจัดเลย เล่น data รัวๆ ซ้อมพูด แล้วมาเล่าให้ทุกคนฟัง

สุดท้ายแล้วตัวเราเองต่างหากที่ได้ความรู้ไป มันได้ทบทวนในสิ่งที่เราทำ แถมคนอื่นก็ได้เรียนรู้ไปกับเรา และยิ่งสิ่งที่เราทำมันเป็นสิ่งที่เราชอบ เราว่ามันประสบความสำเร็จมากเลยล่ะ

สรุป

แต่ละข้อที่ยกตัวอย่างมานี่ยังไม่ใช่ทั้งหมดนะ พวกเรายังมีอีกเยอะมาก มันมี Policy ทั้งที่ Success และก็ Fail แต่เราว่าปัจจัยการเป็น Leader ที่ดีคือการเรียนรู้จาก policy เดิมๆว่ามันเหมาะหรือไม่เหมาะกับทีมยังไง ทำแล้วมันดีขึ้นไหม ทุกคนสนุกด้วยไหม หรือถ้าจะเอามาเป็น policy ต่อไป จะปรับแก้ให้มันดีขึ้นยังไง

แม้ว่าจะอยู่เป็น leader ทั้งเดือน แต่ในเมื่อเป็น leader เราก็มีสิทธิ์ที่จะปรับแก้ policy ภายในเดือนนั้นให้มันเหมาะสม และที่สำคัญคือต้องไม่รบกวนการทำงานของทุกคนอีกด้วย

ในอุดมคติ ทุกคนมักจะเห็นพี่ใหญ่ในทีมเป็นผู้นำ แต่สิ่งที่เราได้เห็นในอีกมุมคือการที่น้องๆสวมหมวกอีกใบ คอยเตือน คอยแนะนำว่าทุกคนควรจะทำอะไรกันเดือนนี้ สามารถลงโทษพี่ๆได้ถ้าหากทำผิดกติกา

เราเชื่อว่าทุกคนมีความเป็นผู้นำอยู่ในตัวเอง ไม่ว่าคุณจะเป็นใคร อยู่ตำแหน่งไหนก็ตาม เพียงแต่มันจะถูกดึงออกมาใช้ไหมแค่นั้นเอง